Protocollo Informatico

Funzionalità del servizio

Di seguito alcune delle funzionalità previste dal nostro servizio.

• Accesso riservato tramite username e password.
• Facilità di utilizzo grazie al "wizard di protocollazione" (procedura guidata).
• Funzionalità di revoca dei documenti Protocollati.
• Funzionalità di Audinting per Tracciabilità e monitoraggio di tutte le operazioni svolte dai vari utenti abilitati alle operazioni di Protocollazione: la funzionalità di Auditing presenta delle interfacce web strutturate per una “comoda analisi” di tutte le operazioni svolte sul servizio mediante appositi filtri che catturano puntualmente le singole operazioni con i dettagli dell’orario e dell’utente che le ha svolte.
• Trattamento dei documenti digitali in ingresso e loro segnatura: protocollazione dei file pdf ricevuti via PEC o via telematica, con possibilità di allegare il file accompagnatorio “segnatura.xml” ed eventuali altri file allegati. Già in fase di protocollazione il sistema restituisce un feedback sul file “segnatura.xml” ricevuto mostrando eventuali anomalie.
• Generazione automatica della segnatura di protocollo per i documenti digitali, comprensiva di impronta (hashcode) del documento e inserimento della stessa nel Registro giornaliero, in linea con le disposizioni del CNIPA e delle successive modifiche sull’interoperabilità del Protocollo Informatico
• Trattamento dei documenti analogici: per i documenti analogici (ricevuti ed eventualmente inviati in forma cartacea) è disponibile la generazione automatica di una watermark (timbro con codice a barre) da applicare al documento con tutte le informazioni del Protocollo, tra cui il numero del Registro giornaliero di protocollo.
• Ricerche mirate e Full-Text (sul tipo della ricerca di Google) sui due diversi flussi di documenti protocollati, sia nel campo oggetto che all’interno dei documenti se di tipo pdf ricercabili o di tipo MS Office (prodotti da word, excel, power point, ecc…). Questa funzionalità è estesa con l’opzione dell’OCR anche per i documenti di tipo im-magine.
• Generazione anteprima dei documenti: il sistema genera automaticamente immagini di anteprima per ogni documento, per una visualizzazione immediata nei dispositivi Tablet, Smartphone e anche Desktop, senza nessun software aggiuntivo installato.
• OCR: servizio di estrazione del testo da un file immagine mediante OCR con licenza open-source. Su richiesta è disponibile l’attivazione di specifici OCR.
• Gestione dei privilegi: la gestione è centralizzata mediante l’utilizzo dei “Gruppi di lavoro”. Al singolo “Gruppo di lavoro” vengono assegnati i privilegi puntuali per l’accesso ad ogni singola attività, ad esempio: creazione del n. di protocollo, chiusura del protocollo, visualizzazione del file protocollato, creazione del Registro giornaliero, visualizzazione di tutti i Registri, invio del Registro giornaliero in Conservazione, ecc… Ad ogni “Gruppo di lavoro” è possibile associare uno o più utenti che ereditano automaticamente i privilegi del “Gruppo di lavoro”: è così immediata l’attribuzione di un utente ad uno specifico ruolo all’interno dell’organizzazione.
• PEC: invio PEC, in automatico, del documento protocollato (ed eventuali allegati) con file accompagnatorio “se-gnatura xml”, secondo le specifiche della normativa. L’applicazione si integra direttamente con i servizi SMTP re-lativi alla PEC configurata nel profilo dell’utente che protocolla
• Monitoraggio e gestione archivio delle e-mail e/o PEC inviate: il servizio di Protocollo traccia l’invio delle e-mail (con PEC o meno) in modo da poter consultare lo storico degli invii senza dover accedere alla specifica ca-sella di posta del singolo utente.
• Redazione del "Registro giornaliero di Protocollo".
• Produzione del “Pacchetto di Versamento” comprensivo di “Registro giornaliero di Protocollo” e dei Metadati utili alla Conservazione Sostitutiva.
• Stampanti: non sono necessarie installazioni specifiche di stampanti, ma vengono utilizzate le stampanti diret-tamente disponibili sul client dell’utente.
• Integrazione scanner: è possibile l’acquisizione diretta di documenti dagli scanner con protocollo TWAIN e/o SANE.
• Multi-anagrafiche: è possibile creare e gestire n anagrafiche di utenti. Le anagrafiche, degli utenti esterni e degli utenti interni alla propria organizzazione, sono completamente personalizzabili e aggiornabili in qualsiasi momento durante le fasi di protocollazione
• Back-up: i back-up sono garantiti dalla piattaforma Cloud che esegue giornalmente degli snapshot dell’intero server. A fronte di un accidentale crollo del Cloud, il server viene ripristinato automaticamente dal fornitore del Cloud.
• Servizio di redazione del "Manuale di Protocollazione".
• "Modulo Firma Digitale": firma con Token USB direttamente dal browser senza installazione di sw aggiuntivo.
• Attività d’Importazione massiva una-tantum, o con flussi periodoci, per prelevare documenti direttamente da un File System condiviso, secondo regole configurabili. Uso opzionale dei codici a barre.
• Modulo di "Gestione delle pratiche": permette di creare e gestire le pratiche dell’ufficio con gestione dei documenti allegati e stato di avanzamento della pratica stessa. È presente la funzionalità di attivazione degli allarmi con invio di e-mail come promemoria sulle attività in scadenza.
• Per la Conservazione Sostitutiva del “Registro giornaliero di Protocollo” è possibile noleggiare il nostro servizio o demandare completamente l’attività al Conservatore Accreditato preferito.

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